Un .xlsx è di nascosto uno ZIP pieno di XML
Il dato più utile sui file moderni di Excel è che non sono un unico blocco monolitico. Da quando è arrivato il formato .xlsx, una cartella di lavoro è un archivio ZIP, e dentro quell'archivio c'è un piccolo albero di file XML, un set per ogni foglio di lavoro, più le parti condivise a cui i fogli fanno riferimento. I tuoi numeri, le tue formule e i nomi dei tuoi fogli sono memorizzati come testo semplice in quelle parti XML. L'estensione .xlsx in realtà è solo uno ZIP con un altro nome.
Puoi verificarlo tu stesso in meno di un minuto. Fai una copia del file, rinomina la copia da report.xlsx a report.zip, e aprila con un qualsiasi strumento per archivi. Dentro ci sono cartelle come xl/worksheets/, che contiene un file XML per foglio, xl/sharedStrings.xml, che conserva il testo, e xl/workbook.xml, che elenca i fogli. Apri il file di un foglio in un editor di testo e i tuoi valori di cella sono proprio lì.
Un .xlsx è uno ZIP: ogni foglio è una parte XML, e l'archivio tiene una directory alla fine. Rompi la directory ed Excel si blocca, anche se i fogli al suo interno restano leggibili.
Ecco perché una cartella di lavoro corrotta è di solito recuperabile. Il danno cade in uno di due punti: l'involucro ZIP attorno alle parti, oppure l'XML dentro una parte. Un download troncato rompe la directory dello ZIP, lo stesso guasto che produce «fine imprevista dell'archivio» in un normale archivio, mentre i fogli in sé restano intatti prima del taglio. Quando il problema è l'involucro, ricostruirlo ti riporta i dati, perché i dati non erano mai stati danneggiati.
Prova prima Apri e ripristina, la funzione di Excel stesso
Se hai Excel a disposizione, la sua riparazione integrata è il primo passo onesto, e non costa nulla. Apri Excel, vai su File quindi Apri e sfoglia fino al file. Selezionalo con un solo clic, poi fai clic sulla piccola freccia accanto al pulsante Apri e scegli Apri e ripristina. Excel ti dà due opzioni. Ripristina prova a recuperare l'intera cartella di lavoro, ed Estrai dati tira fuori valori e formule quando una riparazione pulita non è possibile. Esegui prima Ripristina e ricorri a Estrai dati se fallisce.
Fallo su una copia, non sull'originale: gli strumenti di riparazione funzionano meglio a partire da una fonte intatta e, se Apri e ripristina rovina ulteriormente il file, hai ancora l'originale per il tentativo successivo. Quando restituisce una griglia vuota, lancia un proprio errore, oppure quando non hai affatto Excel, la struttura ZIP-e-XML che c'è sotto è la tua via d'ingresso, che è dove riprende il percorso degli errori esatti qui sotto.
Gli errori esatti, decodificati
Queste sono le stringhe che le persone incollano in un motore di ricerca, riprodotte qui alla lettera perché tu possa confrontare la tua. La prima è la più comune:
Excel cannot open the file 'name.xlsx' because the file format or file extension is not valid. Verify that the file has not been corrupted and that the file extension matches the format of the file.
Quel messaggio fa due lavori contemporaneamente, ed è per questo che confonde le persone. Scatta sia quando il file è davvero corrotto sia quando il file non è realmente un .xlsx, e la formulazione tentenna deliberatamente tra i due casi. Il suo fratello più breve, The file is corrupt and cannot be opened., punta con più fermezza a una corruzione reale. L'altro che incontrerai compare quando Excel riesce ad aprire la cartella di lavoro ma trova un danno all'interno di una parte:
Excel found unreadable content in 'name.xlsx'. Do you want to recover the contents of this workbook? If you trust the source of this workbook, click Yes.
Fai clic su Sì. Quell'avviso è Excel che si offre di salvare ciò che può da un XML parzialmente danneggiato, e spesso recupera la maggior parte della cartella di lavoro, a volte scartando un grafico o un pezzo di formattazione che non è riuscito ad analizzare. Un seguito strettamente correlato, We found a problem with some content, è la stessa offerta formulata in modo diverso. Ognuno di questi è un segnale che i dati sono in gran parte presenti e che solo la struttura attorno ad alcuni di essi è danneggiata. Per un approfondimento sul messaggio «non valido» e le sue due cause, vedi «Excel non riesce ad aprire il file».
Cosa si recupera, e cosa è fragile
Il recupero da una cartella di lavoro corrotta non è tutto o niente, e qui le aspettative contano più che con la maggior parte dei tipi di file: devi sapere se il numero nella cella G47 è tornato correttamente. La regola segue la struttura. Più i dati sono semplici e centrali, meglio sopravvivono.
I valori e il testo si recuperano bene. Il contenuto delle tue celle — numeri, date e testo — vive nell'XML del foglio di lavoro e nella parte delle stringhe condivise come semplice testo. Quando quelle parti sono leggibili, i dati tornano fedelmente. È la parte che conta di più, ed è la più robusta.
Le formule di solito si recuperano. Una formula è memorizzata come testo accanto al suo ultimo valore calcolato, quindi di solito torna intatta. Se i collegamenti interni o i nomi definiti sono stati danneggiati, alcune formule tornano come il loro risultato in cache anziché come l'espressione viva, ma il numero che vedevi si conserva in entrambi i casi.
La struttura dei fogli si recupera. I nomi dei fogli, l'ordine delle schede e quali celle contengono cosa sono descritti in un XML che si ricostruisce in modo pulito quando è presente. Una cartella di lavoro che ha perso solo il suo involucro ZIP di solito torna con ogni foglio al suo posto.
La formattazione è fragile. Gli stili delle celle, i colori, le larghezze delle colonne e la formattazione condizionale sono memorizzati separatamente dai valori e li referenziano tramite un indice. Se la parte degli stili è danneggiata o un indice diventa obsoleto, i numeri sopravvivono ma possono tornare con un aspetto spoglio: i dati sono giusti, la presentazione potrebbe dover essere rifatta.
Grafici, cache delle tabelle pivot e oggetti incorporati sono fragili. Queste parti complesse fanno riferimento a intervalli in altri punti della cartella di lavoro, quindi quando la struttura circostante è danneggiata sono le prime a rompersi. Una cartella di lavoro recuperata potrebbe aprirsi con un grafico mancante o con una tabella pivot che ha bisogno di un aggiornamento.
Le macro VBA spesso non sopravvivono. Il codice delle macro vive in una parte binaria (vbaProject.bin), non nell'XML, quindi non beneficia del recupero basato sul testo che salva le tue celle. Se le macro sono fondamentali, conserva qualsiasi copia più vecchia che riesci a trovare, perché un .xlsx recuperato può aprirsi perfettamente come dati mentre il codice che c'era dietro è sparito.
La cartella di lavoro che non è mai stata un .xlsx
Prima di trattare un file come corrotto, escludi il caso dell'impostore, perché è comune e la soluzione è gratuita. Molte applicazioni web e sistemi di reportistica offrono un pulsante «Esporta in Excel» che in realtà produce una tabella HTML o un file CSV, e poi lo etichetta report.xlsx così da aprirsi in Excel per impostazione predefinita. Il file è perfettamente valido; semplicemente non è il formato che il suo nome dichiara. Excel lo apre, nota la discrepanza e mostra lo stesso messaggio di «formato del file o estensione del file non valida» che scatena un file davvero rotto.
Puoi individuarlo in pochi secondi. Apri il file in un semplice editor di testo. Se la prima cosa che vedi è <html> o un tag <table>, è un'esportazione HTML travestita; se vedi righe dei tuoi dati separate da virgole, è un CSV. In entrambi i casi la soluzione non è affatto la riparazione. Rinominalo in .html o .csv e aprilo, oppure apri Excel e usa Dati quindi Da testo per importarlo in modo pulito. Eseguire uno strumento di riparazione su un file HTML sano non otterrebbe nulla, quindi questa verifica ti evita di risolvere il problema sbagliato.
I dati finanziari non hanno posto sul server di uno sconosciuto
I fogli di calcolo sono il punto in cui la privacy smette di essere astratta. La cartella di lavoro corrotta sulla tua scrivania è plausibilmente una busta paga, una lista clienti o un insieme di dati finanziari, e il tipico servizio di riparazione online ti chiede di caricare proprio quello sui suoi server per elaborarlo. I dati lasciano la tua macchina e finiscono su un'infrastruttura che non controlli.
Non c'è alcuna ragione tecnica per cui la riparazione debba funzionare così. La stessa analisi e la stessa ricostruzione possono essere eseguite dentro il tuo stesso browser, sulla tua CPU, senza che il file attraversi mai la rete. Quando è così, non c'è nulla su un server da violare, conservare o richiedere per via giudiziaria, perché il file non è mai stato inviato da nessuna parte. Per i fogli di calcolo sensibili quella differenza è tutta la decisione, quindi conferma come uno strumento gestisce il file prima di affidargli i tuoi numeri.
Domande frequenti
Posso recuperare un file di Excel corrotto senza Excel?
Spesso sì. Un file .xlsx è un archivio ZIP di parti XML, quindi i valori delle celle, le formule e la disposizione dei fogli sono memorizzati come testo leggibile all'interno dell'archivio. Uno strumento di riparazione, o all'occorrenza uno strumento per ZIP più un editor di testo, può estrarre quelle parti anche quando Excel stesso si rifiuta di aprire la cartella di lavoro. Non hai bisogno di avere Excel installato per raggiungere i dati, anche se vorrai un programma per fogli di calcolo per vedere il risultato recuperato.
Come si usa Apri e ripristina in Excel?
In Excel, vai su File quindi Apri e sfoglia fino al file. Fai clic una volta sul file per selezionarlo, poi fai clic sulla piccola freccia accanto al pulsante Apri e scegli Apri e ripristina. Excel ti offre due opzioni: Ripristina, che prova a recuperare quanti più dati possibile, ed Estrai dati, che tira fuori valori e formule quando una riparazione completa fallisce. Prova prima Ripristina e, se restituisce una griglia vuota o va in errore, esegui Estrai dati. Fallo su una copia, così l'originale resta intatto per altri strumenti.
Perché Excel dice che il formato del file o l'estensione del file non è valido?
Quel messaggio ha due cause comuni. O il file è davvero corrotto, il più delle volte troncato in modo che la sua struttura ZIP resti incompleta, oppure il file non è affatto un vero .xlsx. Un caso frequente è un'applicazione web che esporta un report come HTML o CSV ma lo nomina con estensione .xlsx: Excel lo apre, vede che il contenuto non corrisponde all'estensione e protesta. Verifica cosa sia davvero il file prima di dare per scontata la corruzione, perché un file etichettato male è a un rinominamento dall'aprirsi, non da una riparazione.
Posso aprire un file xlsx come uno ZIP?
Sì. Fai una copia, cambia la sua estensione da .xlsx a .zip e aprila con un qualsiasi strumento per archivi. Dentro troverai una struttura di cartelle di file XML: i fogli di lavoro stanno sotto xl/worksheets, il testo condiviso sotto xl/sharedStrings.xml e l'indice della cartella di lavoro in xl/workbook.xml. Non è un trucco; è esattamente così che è definito il formato. Esplorare le parti è un modo utile per confermare che i tuoi dati siano ancora presenti prima di riparare, anche se riassemblarle a mano in una cartella di lavoro funzionante è noioso, ed è proprio ciò che uno strumento di riparazione automatizza.
È sicuro caricare fogli di calcolo finanziari su uno strumento di riparazione online?
Dipende interamente da dove va a finire il file. La maggior parte dei servizi di riparazione online carica la tua cartella di lavoro sui propri server per elaborarla, il che significa che le tue buste paga, la tua lista clienti o i tuoi dati finanziari lasciano la tua macchina e finiscono sul computer di qualcun altro. Se invece lo strumento esegue la riparazione nel tuo stesso browser, il file non lascia mai il tuo dispositivo e non c'è nulla su un server che possa trapelare. Leggi come funziona un determinato strumento prima di affidargli dati sensibili, e dai la preferenza a uno che elabora in locale.
Letture correlate: il guasto ZIP dietro la maggior parte delle cartelle di lavoro rotte in «fine imprevista dell'archivio», e la guida alle stringhe esatte su «Excel non riesce ad aprire il file».